くらら会場早期予約

会場早期予約

東広島芸術文化ホールくららの大・小ホール、諸室(会議室・研修室・練習室)について、広島大学教職員を対象に優先予約申請を受け付けております。
通常のくらら予約開始期間前から、会場の仮押さえができますので、くららで会議等を開催される際はご検討ください。

※通常、予約受付開始(抽選会参加)は、大・小ホール・市民ギャラリーは利用日1年前、サロンホールは6か月前、諸室は3か月前からですが、本早期予約ではそれより前からの予約が、抽選会の参加なしで可能です。

■早期予約対象事業
(1) 大ホールもしくは小ホールの利用を伴う会議・シンポジウム・事業
(2) 諸室*のみを利用する国際会議・シンポジウム

※諸室とは下記の施設を意味します:
 ・サロンホール(303練習室・稽古場(大)兼大会議室)
 ・会議室(101~104)
 ・研修室(201~209)
 ・調理実習室、工作室
 ・和室、文化講座会議室
 ・練習室・稽古場、多目的室
 ・録音スタジオ 
→詳細は、くららウェブサイトをご覧ください。

■申請条件
(1) 大ホールもしくは小ホールの利用を伴う会議・シンポジウム・事業
(※1. 2.は必須、3.~5.はいずれか1つを満たすこと)
1.予約開始期間前から会場を確保しなければ事業の実施が困難であるもの
2.大ホールもしくは小ホールの利用を伴うもの
3.本学教職員が主催する国際的、全国的、広域的(県大会以上)規模の会議・シンポジウム・事業であること
4.国、地方公共団体又は公益的法人等が主催する県大会以上の広域的な会議・シンポジウム・事業であること
5.全館貸し切りを行う事業であること

(2) 諸室のみ利用する国際会議・シンポジウム
(※すべて必須)
1.予約開始期間前から会場を確保しなければ事業の実施が困難であるもの
2.日本を含む3ヵ国以上から参加がある国際会議等であること
3.参加者数は50名以上であること
4.開催期間が1日間以上であること(施設予約は半日以上であること)

※2.~4.の条件は、日本政府観光局(JNTO)の設ける国際会議の定義に基づいたもの。
※くららの施設や利用料金についてはこちらからご確認いただけます。

■申請の流れ
1.添付の申請書に利用希望日と利用施設をご記入の上、研究企画室国際会議支援担当までメールでご提出ください。
2.研究企画室で決裁を行い、くららに申請書を提出します。
3.内容を確認後、くららから申請者(もしくは担当者)に仮押さえの可否について回答を行います。
4.仮押さえできた場合は、くららから申請者に対し、本申請手続き期日を明記した「利用承諾書」を交付します。

(参考)その後の流れと注意事項
・本申請時に施設利用料金確定。確定した料金を14日以内に精算する(前納・後納応
 相談)。
・料金後納であっても本申請後にキャンセルがあった場合、所定のキャンセル料が発
 生する。

■注 意
・申請書提出から回答まで、10日~最大2週間程度かかります。
・市主催事業の開催や繁忙期等の都合により、申請者のご希望に沿えない場合はございます。
あらかじめご了承ください。

■申請書提出先
研究企画室 国際会議支援担当
intconf-support[at]hiroshima-u.ac.jp


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