一部の手続様式にある「個人番号」の記入欄については,指定した場合を除き「マイナンバー」ではなく「職員番号」を記入してください。
「職員番号」は採用時に付与された一意の8桁の番号で,職員証や人事異動通知書の右下に記載されています。

在職中の手続

このページは在職中の各種手続きについての情報を掲載しています。
ご覧になりたい項目をクリックしてください。

【主な内容】

【契約職員・非常勤職員で社会保険に加入されている方へ】 

本ページにおける健康保険や年金に関する手続の説明は,共済組合に加入している常勤職員向けとなっています。
社会保険に加入されている方は,こちらをご覧ください。

住所変更等

  手続 担当
■住所を変更したとき
  <共済組合>
組合員証等記載事項変更申告書 (記載例)
長期組合員資格変更届 (記載例)
国民年金第3号被保険者住所変更届(※) (記載例)
(※)被扶養配偶者の住所に変更があるとき必要
共済組合担当
<税金の控除>
給与所得者の扶養控除(異動)申告書
給与支給担当
■通勤方法を変更したとき(住所変更したときを含む)
  通勤・住居届 (通勤届のページへ) 福利厚生担当
■家賃額の変更を含むとき
  通勤・住居届 (住居手当のページへ) 福利厚生担当
財形貯蓄をしているとき
  ●財形貯蓄異動申告書 外 福利厚生担当

結婚・離婚等

  手続 担当
■氏名の変更をするとき
  氏名変更届(※)
(※)氏名変更時の旧姓使用の申出は,氏名変更届で行えます。
給与の口座振込み申込(変更申込)書
銀行口座振込依頼書 (新規・変更)兼業者登録依頼書(※)
 (※2)旅費,謝金について給与の口座と異なる振込先の届出を行っている場合のみ
部局等担当グループ
<共済組合>
●組合員証
組合員証等記載事項変更申告書 (記載例)
●氏名変更を証明できる書類(戸籍謄本等)
長期組合員資格変更届 (記載例)
共済組合担当
<税金の控除>
給与所得者の扶養控除(異動)申告書
給与支給担当
財形貯蓄をしているとき
  財形担当者へご連絡ください。 福利厚生担当
団体扱生命保険に加入しているとき
  契約生命保険会社に連絡してください 福利厚生担当
扶養親族にするとき
扶養親族から外すとき
■共済の福祉事業に加入しているとき(共済積立貯金団体積立終身保険グループ保険団体傷害保険,がん保険)
  ●各種変更届
 共済担当者へご連絡ください
共済組合担当

出産・育児にかかる手続

妊娠・出産,育児休業取得,仕事と子育ての両立支援に関する制度・手続等は次のページをご覧ください。

扶養に関すること

  手続 担当
■扶養親族にするとき (被扶養者の離職・収入減少・結婚 等)
  <扶養手当・共済組合>
被扶養者申告書(兼扶養親族届)
<共済組合>
扶養の申立書
長期組合員資格変更届 (記載例) (※1)
国民年金第3号被保険者関係届 (記載例) (※1)
その他必要書類 (※2)
(※1)配偶者を被扶養者にするとき必要
(※2)扶養親族にしたい人の状況によって必要書類が異なりますので,必ずお読みください。
共済組合担当
<税金の控除>
給与所得者の扶養控除(異動)申告書
給与支給担当
■扶養親族から外すとき (被扶養者の就職・収入の増加・死亡・扶養替え 等)
  <扶養手当・共済組合>
被扶養者申告書(兼扶養親族届)
<共済組合>
●被扶養者証
長期組合員資格変更届 (記載例) (※1)
その他必要書類 (※2)
(※1)配偶者を扶養親族から外すとき必要
(※2)扶養親族から外したい人の状況によって必要書類が異なりますので,必ずお読みください。
共済組合担当
<税金の控除>
給与所得者の扶養控除(異動)申告書
給与支給担当
■父母・祖父母が満60歳になったとき
  <扶養手当>
被扶養者申告書(兼扶養親族届)
福利厚生担当
■扶養親族が満75歳になったとき
  <共済組合>
被扶養者申告書(兼扶養親族届)
●被扶養者証
●高齢受給者証
●後期高齢者医療制度被保険者証(写)
長期組合員資格変更届  (記載例) (※)
(※)配偶者が75歳になったときのみ
共済組合担当
■扶養親族が死亡したとき
  <扶養手当・共済組合>
被扶養者申告書(兼扶養親族届)
<共済組合>
家族埋葬費請求書 (記入例)
●市区町村長の埋葬許可証または火葬許可証(写)
(参考)短期給付の内容と請求手続等
 区分:死亡→埋葬料・埋葬料附加金(被扶養者の場合は家族埋葬料・家族埋葬料附加金)
共済組合担当
<税金の控除>
給与所得者の扶養控除(異動)申告書
給与支給担当
■扶養親族が非常災害により死亡したとき
  家族弔慰金請求書
 ※市区町村長または警察署長の証明が必要
(参考)短期給付の内容と請求手続等
 区分:災害→弔慰金(被扶養者の場合は家族弔慰金)
共済組合担当

兼業をする

兼業に関する制度の詳細と手続については,こちらのページをご覧ください。

休暇を取得したい

休暇の概要については,就業規則の概要のこちらのページをご覧ください。

  手続 担当
■年次有給休暇を取得するとき
  ●休暇簿(年次有給休暇)等
※就労管理システム利用者は、就労管理システムから申請できます
部局等担当グループ
■病気休暇を取得するとき
  ●休暇簿(病気休暇)等
※就労管理システム利用者は、就労管理システムから申請できます
●連続して1週間(休日含む)を超える場合は,療養を要する期間が明記された医師の診断書
部局等担当グループ
■特別休暇の取得
  ●休暇簿(病気休暇)等
※就労管理システム利用者は、就労管理システムから申請できます
部局等担当グループ

介護休業

介護休業に関する制度・手続等は次のページをご覧ください。

けがや入院をしたとき

  手続 担当
交通事故などで他人からけがをさせられ治療に組合員証を使用のとき
  <共済組合>
●共済担当への連絡
●損害賠償申告書
共済組合担当
●休暇簿(病気休暇) 部局等担当グループ
■勤務中・通勤中にけがをしたとき
  災害補償
●災害発生報告書 (※)
(※)部局等の事務担当者が被災職員の事故の概要報告にもとに作成
部局等担当グループ
福利厚生担当
■公務外の病気・負傷のため勤務を休み,報酬が支給されなかったとき
  <共済組合>
傷病手当金請求書
 (参考)短期給付の内容と請求手続き
   「休業」→「傷病手当金・傷病手当附加金」
共済組合担当
■入院などで医療費が高額になるとき
  <共済組合>
限度額適用認定申請書
 (参考)給付額の算定について
  「限度額適用認定証について」
共済組合担当

共済組合の福祉事業を利用したい

担当はすべて 共済組合担当となります

  手続
共済組合からお金を借入したいとき
共済積立貯金をしたいとき
  ●貯金加入申込書
※加入申込時期:4月・10月
団体積立終身保険事業に加入したいとき
  ●団体積立終身保険事業加入(変更)申込書
※加入申込時期:4月・10月
アイリスプラン(年金コース)に加入したいとき
アイリスプラン(医療・障害コース)に加入したいとき
  募集時期(10月)にFAX・HP等で資料請求してください。
団体傷害保険に加入したいとき
グループ保険に加入したいとき
  ●パンフレットに付属の加入申込書
加入申込時期:10月・4月
■アメリカンファミリー生命保険のがん保険(団体取り扱い契約)に加入したいとき
  ●パンフレットに付属の加入申込書
※加入申込時期:10月

団体扱生命保険・財形貯蓄に関すること

担当は,福利厚生担当になります。 

  手続
■個人で契約している生命保険を団体扱いに変更したいとき
  団体扱い加入手続
※リンク先のページをお読みになり,団体扱いを希望する旨を生命保険会社もしくは郵便局に申し出てください。

賃金控除に関する同意書
財形貯蓄をはじめたい

厚生年金の請求

  手続
老齢厚生年金
  受給開始年齢に達する3ヶ月前頃に「年金請求書」が国家公務員共済組合より届きます。

以下のいずれか1箇所へご提出ください。
 ・最寄りの年金事務所
 ・国家公務員共済組合連合会
 ・福利厚生グループ 福利厚生担当
障害厚生年金・遺族厚生年金の請求
  福利厚生担当にご連絡ください。必要書類を送付します。

証明書

  手続 担当
■在籍証明が必要なとき
■源泉徴収票,給与証明書が必要なとき
  部局等の担当グループへご連絡ください。 部局等担当グループ
■共済組合に関する証明が必要なとき
  証明願 共済組合担当
■職員証をなくしたとき
  ●部局等担当グループへの連絡
職員証再発行願
顔写真データ
再発行費用(1,000円) (※) 
生協電子マネー(Myple)の停止手続

(※)部局の担当者から「再発行費用支払指示書」が配付されますので,指示書に記載された支払窓口で再発行費用をお支払ください。

(参考)
 全学統一ID基盤 (「いろは」ポータル)職員証の発行について​  

部局等担当グループ
福利厚生担当
■共済組合の組合員証をなくしたとき
  組合員証再交付申請書 (記載例) 共済組合担当

【提出する顔写真データの規格】

  • 直近6ヶ月以内で,デジタルカメラを各部局等で用意して撮影、又は、本人が自身で撮影したデータを使用します。紙媒体の写真では作成できませんので、必ず、データで提出してください。
  • ファイル形式:JPEG形式(拡張子が 「.jpg」)
  • 解像度:画質モードがファインカラー程度(デジタルカメラで普通に撮影)。
  • 上半身,正面,無帽,無背景(無地の壁面,パーテーション等を背景としての撮影を推奨)。
  • 周囲の余白を十分にとってください(頭が切れないように)。
  • なるべく縦長に撮影(カメラを縦向きに撮影)してください。
  • 写真データのサイズについては幅228×高さ300ピクセル以上で保存してください。(サイズが小さいと写真がぼやけてしまいます。)

【写真撮影イメージ】 

免許・資格の取得(変更)したとき,研修・講習会を修了したとき

  手続 担当
■免許・資格を取得(変更)したとき
  ●免許証(写) 部局等担当グループ
■研修や講習会を終了したとき
  ●修了証書(写) 部局等担当グループ

職名が変更になったとき,勤務形態が変更になったとき

職員番号が変更された場合

採用時・在職時に提出したほとんどの手続について,新しい職員番号での再手続が必要となります。
部局等の担当者に必要な手続をご確認ください。

諸手当(扶養手当,住居手当,通勤手当)の支給対象になっている場合があります。

(例)

  1. ​医科診療医→病院助教へ配置換
    →扶養手当,住居手当,通勤手当が支給対象(別途支給要件を満たす必要があります)
  2. 教育研究補助職員(フルタイム)→契約一般職員(フルタイム)へ配置換
    →住居手当,通勤手当が支給対象(別途支給要件を満たす必要があります)
  3. 週2日勤務の契約一般職員→週3日,1日3時間勤務へ勤務形態変更
    →通勤手当が支給対象(別途支給要件を満たす必要があります)

例示以外にも支給対象になる場合がありますので,職名や勤務形態が変更になった場合には部局等の担当者もしくは福利厚生担当に必要な手続きの有無をご確認ください。 

社会保険適用から共済適用になった場合

共済組合員の資格取得手続きが必要です。提出書類はこちら(採用時の手続き②を参照)。被扶養者がいる場合も申請手続きが必要です。提出書類はこちら

部局の担当者もしくは共済組合担当にお尋ねください。

【問い合わせ先】

財務・総務室人事部福利厚生グループ 福利厚生担当
TEL:082-424-6029
内線:東広島6029
E-Mail:syokuin-fukuri@

財務・総務室人事部福利厚生グループ 共済組合担当
TEL:082-424-6079
内線:東広島6079
E-Mail:syokuin-kyosai@

財務・総務室人事部福利厚生グループ 給与支給担当
TEL:082-424-6078
内 線: 東広島6078
E-Mail:syokuin-kyuyo@

※E-mailアドレスは「@」のあとに,「office.hiroshima-u.ac.jp」を付けて送信してください。


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