• 手続の概要をご自身で確認の上， 各事項の要件等に該当する場合には，期日までに届出等を行ってください。
    期日までに届出等を行わなかった場合，各種の手当や税金の控除等を受けられないことがありますので，ご注意願います。
  • 各書類に記入していただく「職員番号」は，職員証，人事異動通知書の右下又は労働条件通知書の左上に記載されている番号になります。記入する欄がある場合は，必ず記入してください。
  • 一部の手続書類や手続フォームについては，全学情報共有基盤システム「いろは」や人事Webシステム「あろは」へのログインが必要となります。ログインに必要な広大ID(職員番号)とパスワードについては，採用後にお渡しする職員証の台紙に初期広大パスワードが印字されてます。（広島大学の学生の身分を有する者及び客員教員などの非常勤職員は，原則，職員証は発行されません。）
    　【参考】広大IDと初期広大パスワードの通知(全学統一ID基盤HP)
  • 本サイトに記載したもの以外にも手続が必要な場合がありますので，遺漏のないように部局等の人事担当へ確認してください。 

採用時の手続[常勤職員](大学教員ほか）

このページは，常勤職員に採用された次の職種・職名の方を対象とした採用時の提出書類等について掲載しています。

【対象職種・職名】

  • 大学教員，学術研究職員

【コンテンツ一覧】

  1. 採用時に提出が必要な書類
  2. 採用後に必要な諸手続
  3. 就業規則等について

※必要書類等の一覧を記載したチェックリストです。提出確認等に活用してください。

　なお，このチェックリストの提出は不要です。

1. 採用時に提出が必要な書類

(1)全員提出する必要があるもの

必要書類・様式等 期限 関連ページ・
問い合わせ先

①組合員資格取得届　　【様式(PDF】　　記入例 / Example

 速やかに

広島大学共済組合HP

共済組合担当
　

※健康保険(文部科学省共済組合)への加入手続

②長期組合員資格取得(変更)届

 速やかに

広島大学共済組合HP

共済組合担当
 

※国家公務員共済年金への加入手続

◆新規加入の場合　　【様式(PDF)】　　記入例 / Example
　

＜添付書類＞

  • 基礎年金番号の確認ができる書類(基礎年金番号通知書(写)など)

◆変更の場合　　【様式(PDF)】　　記入例
 

※前職で国家公務員共済組合に加入していて，日をあけずに採用される場合の手続

    ③給与所得者の扶養控除等(異動)申告書　　【様式】

    		 採用から15日以内

    税金の控除

    給与支給担当
     

    ※税金控除の申告手続(扶養親族の有無にかかわらず全員提出)

    ※広島大学以外の事業所へ既に提出している場合は，提出済事業所名を様式の右上の欄に記入してください。

    ＜添付書類＞

    • マイナンバーカードの裏面(写)
    ④専門業務型裁量労働制の適用同意確認書　　【様式】 速やかに

    専門業務型裁量労働制

    制度企画担当

    ⑤誓約書　　【様式】

    		 速やかに 教員等人事担当

    (2)該当する場合に提出する必要があるもの

    事項・必要書類・手続等 期限 関連ページ・
    問い合わせ先

    ★通勤手当を申請するとき

    • 通勤距離が片道2km以上で，交通機関又は自動車等を利用して通勤するとき

    ★住居手当を申請するとき

    • 職員本人又は被扶養者が借り受ける借家・借間(家賃の月額16,000円以上)に住んでいるとき
     

    ⑥通勤・住居届

    		 採用から15日以内

    通勤手当

    住居手当

    福利厚生担当
    　 　

     ＜手続・様式＞

    ※以下に該当する方は，Web申請ではなく，紙で申請してください。

    • 霞地区で就労管理を「あろは」では行っていない方
    • 旧国際協力研究科所属の方
    • 育児休業等休職中の方

    ◆Webで申請する場合　　【申請フォーム】(採用後に申請可能・学内限定)
      　
      • 広大ID(職員番号)とパスワードでログイン後，諸手当申請メニューから「住居手当と通勤手当の申請はこちら①」で採用から15日以内に入力してください。　　

      ◆紙で申請する場合　　【様式】

      ＜添付書類(住居手当のみ)＞

      • 賃貸借契約書(写)　※重要事項説明書は不可！
      　

      以下の1.～4.までが確認できるページをアップロードしてください。

      1. 建物の名称と所在地
      2. 契約期間
      3. 賃料
      4. 借主（甲）・貸主（乙）の氏名及び押印
        • 事実発生日の属する月の家賃額及びそれを支払ったことのわかる書類
        • 借家・借間から転居した場合は，転居前の最終家賃を支払ったことのわかる書類

        ＜その他＞ 

        • 4月採用者は，原則6月分の給与で4月分と5月分を遡って支給予定です。

        ★国立大学法人等(※)から採用になる場合で，採用に伴い配偶者と別居し，単身赴任するとき
         

        ⑦単身赴任届　　【様式】　　Example

        		 採用から15日以内

        単身赴任手当

        福利厚生担当
           

        (※)前職と広島大学の退職手当の勤続期間が通算される方に限ります。

          ＜添付書類＞ 

          • 職員及び配偶者の住民票(写)(続柄の明記された世帯全員の写)
          • 単身赴任をするやむを得ない事情を証明するもの(※)
            (※)事情によって必要な添付書類が異なりますので，関連ページに掲載の「届出の添付書類」で必要書類を確認してください。

          ＜その他＞ 

          • 4月採用者は，原則6月分の給与で4月分と5月分を遡って支給予定です。

          ★赴任旅費を申請するとき
           

          ⑧赴任状況報告書　　【様式】(採用後にダウンロード可能)

          		 速やかに 経理グループ
          旅費担当
             

          ※採用に伴い住所を移転したとき

            ＜添付書類＞ 

            • どの交通手段で赴任したか，扶養親族と一緒に赴任したかによって必要書類が異なります。詳しくは，様式内の【本報告書とともに添付していただくもの】をご確認ください。

            ★被扶養者がいるとき

            　◎はじめに

            		 速やかに

            被扶養者について

            共済組合担当
            (健康保険・年金)

            扶養手当

            福利厚生担当
            (扶養手当)
             

            　☆被扶養者の健康保険加入の申請をするとき

            　☆扶養手当の申告をするとき
             

            ⑨-1.被扶養者申告書

            ⑨-2.扶養の申立書
               

            ⑨-1.及び⑨-2.の様式により併せて申請することになります。

            ※⑨-2.扶養の申立書は不要の場合があります。「扶養認定に必要な添付書類」をご確認ください。

            ＜手続・様式＞

            ※以下に該当する方は，Web申請ではなく，紙で申請してください。

            • 霞地区の就労管理を「あろは」で行っていない方
            • 旧国際協力研究科所属の方
            • 育児休業等休職中の方

            ◆Webで申請する場合　　【申請フォーム】(採用後に申請可能・学内限定)
              　
              • 広大ID(職員番号)とパスワードでログイン後，諸手当申請メニューから「扶養手当の申請はこちら」で採用から15日以内に入力してください。

              　　※Web入力後，書類を印刷し，添付書類と併せて提出　　

                ◆紙で申請する場合
                 

                 ＜添付書類＞

                どなたを被扶養者にするかによって添付書類が異なりますので，次のリンクから必要書類を確認の上，ご提出ください。

                　☆被扶養配偶者の年金加入の申請をするとき
                 

                ⑨-3.国民年金第3号被保険者関係届　　【様式】　　記入例
                   

                ※配偶者が60歳以上の場合は提出不要です。

                  ＜添付書類＞

                  • 被扶養配偶者の基礎年金番号が確認できる書類（基礎年金番号通知書（写）など）
                    ⑨-4.国民年金第３号被保険者ローマ字氏名届　　【様式】　　記入例 / Example
                     

                  ※配偶者が外国人の場合は，⑨-3.とともにこちらも提出してください。

                    ★雇用保険加入歴があるとき
                     

                    ⑩雇用保険被保険者番号調書　　【様式】

                    		 速やかに 福利厚生担当
                       

                      ＜添付書類＞

                      • 雇用保険被保険者番号のわかるもの（写）
                        （例）雇用保険被保険者証，雇用保険資格喪失確認通知書，離職票-1　等

                      ★公的機関での勤務歴があり，地方共済組合(地方職員共済組合，市町村共済組合，公立学校共済組合，警察共済組合)に加入歴がある場合

                      　☆前職で地方共済組合に加入歴があり，日をあけずに採用された場合(年金の移管手続き)

                      		 速やかに 福利厚生担当
                       

                      ⑪組合員転入届　　【様式】

                      　☆地方共済組合に加入歴があり，日をあけて広島大学に採用された場合
                       

                      ⑫前歴報告書　　【様式】　　記入例 / Example
                         

                      ※離婚時みなし被保険者期間がある場合にも提出

                      ★旅費・謝金について，給与口座と異なる振込先を希望するとき
                       

                      ⑬銀行口座振込依頼書兼業者登録依頼書　　【様式】

                      		 速やかに 経理グループ
                      経理担当

                      ★身体障害者福祉法に規定する身体障害者手帳を保持している場合
                       

                      ⑭障害がある方の在職状況の確認について　　【様式】

                      		  
                         

                      ＜添付書類＞

                      • 障害者手帳(写)
                      		 採用から30日以内 職員人事担当

                      ★前職がある場合
                       

                      ⑮当年分（１月以降）の「給与所得者の源泉徴収票」

                      		 速やかに 給与支給担当
                         

                      ※前職の事業所に依頼してください。

                      ★病院籍で前任地等での抗体検査結果等証明書をお持ちの場合
                       

                      ⑯麻疹，風疹，水痘，流行性耳下腺炎，B型肝炎の抗体検査結果証明書
                      （抗体検査結果証明書には，抗体価，検査方法，検査年月日の記載があること。）

                      		 採用から10日以内 病院医療支援グループ
                      リスク管理担当
                         

                      ※抗体検査結果を元にワクチン接種をしている方は、ワクチン接種年月日を証明できる書類も併せて病院医療支援グループへ提出してください。

                      2. 採用後に必要な諸手続

                      (1)全員必ず手続が必要なもの

                      必要な手続 期限 問い合わせ先

                      採用教員の学術院情報及び関連データ登録（大学教員のみ)について

                      		 広大ID・パスワード取得後速やかに
                      (採用後1か月を目処に)

                      教育支援グループ
                      教育情報担当

                      教員人事選考担当
                      　

                      ※ご自身の入試(作問・採点)，キーワード，100文字アピール，英語での授業実施力，英語以外の外国語での授業実施力(任意)を登録願います。

                      ※登録方法は，以下のリンクからご確認ください。

                      採用時の健康診断について

                      		 - 福利厚生担当
                       

                      ※3か月程度以内に受診した健康診断結果の写しを提出することで省略できる場合もあります。(採用前に健康診断結果の写しを提出している場合も含む)

                      ※詳細は，以下のリンクからご確認ください。

                      新採用者等の初期広大パスワードの取得とIMCアカウント（個人アカウント）の登録について

                      		 広大ID・パスワード取得後速やかに 情報化推進グループ
                       

                      ※登録方法は，以下のリンクからご確認ください。

                      (2)該当する場合に手続が必要なもの

                      必要な手続 期限 問い合わせ先

                      ★給与明細書・給与所得の源泉徴収票の電子交付を受ける場合

                      		 - 給与支給担当
                      　

                      ※人事 Web システム「あろは」にログインし，手続を行ってください。(採用後に申請可能・学内限定)

                      ※詳細は，以下のリンクからご確認ください。

                      ＜マニュアル＞

                      ★広島大学構内駐車場を利用するとき

                      		 速やかに -
                       

                      ※採用される部局等の総務担当にご照会ください。

                      ★採用前に科研費に採択されており，継続するとき

                      		 速やかに 研究推進グループ
                      科研担当
                       

                      ※転入前の研究機関の科研費事務担当部署に、右記問い合わせ先に記載のメールアドレス宛てに転入に必要な書類を送付するようお伝えいただき、併せて次の事項をご連絡ください。

                      1. 研究代表者として受給中の研究種目・課題番号・研究課題名
                      2. 転入年月日
                      3. 転入前の研究機関名・部局名・職名

                      ★採用前に助成金に採択されており，職務上の教育研究に使用するとき

                      		 速やかに -
                       

                      ※寄附金としての受入が必要ですので，採用される部局等の財務担当にご照会ください。

                      ★兼業を行う場合(継続を含む)

                      		 速やかに -
                       

                      ※次の提出書類のいずれかを採用される部局等の兼業担当にご提出ください。

                      ＜提出書類＞

                      ＜参考ページ＞

                      ★医師免許・歯科医師免許をお持ちの場合（霞地区のみ）

                      		 速やかに 病院総務グループ
                       

                      ※保険医登録票及び麻薬施用者免許証異動手続きが必要な場合があります。病院総務グループで手続きを行ってください。
                      ★共済組合（国家公務員共済組合，地方職員共済組合，市町村共済組合，公立学校共済組合，警察共済組合）で年金の決定を受けている方 採用から30日以内 福利厚生担当
                       

                      ※福利厚生グループへご連絡ください。

                      ※手続きが遅れると，年金の返納が発生する場合があります。
                      ★特定類型該当性に関する自己申告書 広大ID・パスワード取得後速やかに 輸出管理マネジメント室
                       

                      ※理系等で研究活動に従事する方は，新規採用時に自己申告書（誓約書）を提出してください。

                      ※ここでいう理系等とは，自然科学系または人文・社会科学系（実験系）の研究分野のことを言います。

                      ※令和4年5月1日施行の法令改正により導入された「みなし輸出管理」の明確化に伴い，居住者（日本人を含む）であっても，特定類型に該当する場合は，非居住者への技術供与と同様に輸出管理の対象となります。

                      3.就業規則等について

                      就業規則等について，制度の概要等を以下に掲載しています。労働条件等の基本となるものですので，必ずご覧になってください。


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                      財務・総務室人事部

                      〒739-8551　東広島市鏡山一丁目3番2号

                      ◆◆このページに関するお問い合わせは，各担当へご連絡ください。◆◆

                      ※E-mailアドレスは「@」のあとに，「office.hiroshima-u.ac.jp」を付けて送信してください。

                      財務・総務室人事部福利厚生グループ　福利厚生担当
                      電話：082-424-6029
                      E-mail：syokuin-fukuri@

                      財務・総務室人事部福利厚生グループ　給与支給担当
                      電話：082-424-6078
                      E-Mail：syokuin-kyuyo@

                      財務・総務室人事部福利厚生グループ　共済組合担当
                      電話：082-424-6603
                      E-Mail：syokuin-kyosai@

                      財務・総務室人事部教員人事グループ　職員人事担当
                      電話：082-424-5746
                      jinji-soumu@

                      財務・総務室人事部教員人事グループ　教員等人事担当，教員人事選考担当
                      電話：082-424-6038(教員等人事担当)，電話：082-424-5037(教員人事選考担当)
                      E-Mail：jinji-kyoin@

                      財務・総務室人事部制度企画グループ　制度企画担当
                      電話：082-424-6028
                      E-Mail：fukumu-seido@

                      教育室教育部教育支援グループ　教育情報担当
                      電話：082-424-6155
                      E-Mail：kyoiku-jyoho@

                      学術・社会連携室学術・社会連携支援部研究推進グループ　科研担当
                      E-Mail：gakujutu-kikaku@

                      財務・総務室財務部経理グループ　旅費担当
                      電話：082-424-6607
                      E-Mail：zaimu-keiri-kaikei@

                      財務・総務室財務部経理グループ　経理担当
                      電話：082-424-6075
                      E-Mail：kyoutu-keiri-suitou@

                      財務・総務室情報部情報化推進グループ
                      電話：082-424-5609
                      E-Mail：jyoho-suisin@

                      病院運営支援部医療支援グループ　リスク管理担当
                      電話：082-257-5373
                      E-Mail：byo-risk@

                      病院運営支援部総務グループ
                      電話：082-257-5277
                      E-Mail：byo-jinji@

                      輸出管理マネジメント室
                      電話：082-424-5675
                      E-Mail：ex-control@

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