Homeこのページは，常勤職員に採用された次の職種・職名の方を対象とした採用時の提出書類等について掲載しています。
【対象職種・職名】
- 大学教員，学術研究職員
【コンテンツ一覧】
※必要書類等の一覧を記載したチェックリストです。提出確認等に活用してください。
なお，このチェックリストの提出は不要です。
(1)全員提出する必要があるもの
| 必要書類・様式等 | 期限 | 関連ページ・ 問い合わせ先 |
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| ①被扶養者等申告書 【様式(PDF】 記入例 / Example | 採用から 5日以内 |
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| ※健康保険(文部科学省共済組合)への加入手続 | |||||||||
| ②長期組合員資格取得(変更)届 | 速やかに | ||||||||
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※国家公務員共済年金への加入手続
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| ③給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 【様式】 | 採用から 3日以内 |
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※税金控除の申告手続(扶養親族の有無にかかわらず全員提出) ※広島大学以外の事業所へ既に提出している場合は，提出済事業所名を様式の右上の欄に記入してください。 ＜添付書類＞
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| ④専門業務型裁量労働制の適用同意確認書 【様式】 | 速やかに | ||||||||
| ⑤誓約書 【様式】 | 速やかに | 教員等人事担当 | |||||||
(2)該当する場合に提出する必要があるもの
| 事項・必要書類・手続等 | 期限 | 関連ページ・ 問い合わせ先 |
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★通勤手当を申請するとき
★住居手当を申請するとき
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| ⑥通勤・住居届 | 採用から15日以内 | ||||||
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＜手続・様式＞ ※以下に該当する方は，Web申請ではなく，紙で申請してください。
＜添付書類(住居手当のみ)＞
＜その他＞
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| ★国立大学法人等(※)から採用になる場合で，採用に伴い配偶者と別居し，単身赴任するとき | |||||||
| ⑦単身赴任届 【様式】 Example | 採用から15日以内 | ||||||
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(※)前職と広島大学の退職手当の勤続期間が通算される方に限ります。 ＜添付書類＞
＜その他＞
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| ★赴任旅費を申請するとき | |||||||
| ⑧赴任状況報告書 【様式】(採用後にダウンロード可能) | 速やかに | 経理グループ 旅費担当 |
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※採用に伴い住所を移転したとき ＜添付書類＞
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| ★被扶養者がいるとき | |||||||
| ◎はじめに | 採用から5日以内 |
共済組合担当 福利厚生担当 |
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☆被扶養者の健康保険加入の申請をするとき ☆扶養手当の申告をするとき |
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⑨-1.被扶養者等申告書 ⑨-2.扶養の申立書 |
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⑨-1.及び⑨-2.の様式により併せて申請することになります。 ※⑨-2.扶養の申立書は不要の場合があります。「扶養認定に必要な添付書類」をご確認ください。 ＜手続・様式＞ ※以下に該当する方は，Web申請ではなく，紙で申請してください。
＜添付書類＞ どなたを被扶養者にするかによって添付書類が異なりますので，次のリンクから必要書類を確認の上，ご提出ください。 |
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| ☆被扶養配偶者の年金加入の申請をするとき | |||||||
| ⑨-3.国民年金第3号被保険者関係届 【様式】 記入例 | |||||||
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※配偶者が60歳以上の場合は提出不要です。 ＜添付書類＞
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| ⑨-4.国民年金第３号被保険者ローマ字氏名届 【様式】 記入例 / Example | |||||||
| ※配偶者が外国人の場合は，⑨-3.とともにこちらも提出してください。 | |||||||
| ★雇用保険加入歴があるとき | |||||||
| ⑩雇用保険被保険者番号調書 【様式】 | 速やかに | 福利厚生担当 | |||||
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＜添付書類＞
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| ★公的機関での勤務歴があり，地方共済組合(地方職員共済組合，市町村共済組合，公立学校共済組合，警察共済組合)に加入歴がある場合 | |||||||
| ☆前職で地方共済組合に加入歴があり，日をあけずに採用された場合(年金の移管手続き) | 速やかに | 福利厚生担当 | |||||
| ⑪組合員転入届 【様式】 | |||||||
| ☆地方共済組合に加入歴があり，日をあけて広島大学に採用された場合 | |||||||
| ⑫前歴報告書 【様式】 | |||||||
| ※離婚時みなし被保険者期間がある場合にも提出 | |||||||
| ★旅費・謝金について，給与口座と異なる振込先を希望するとき | |||||||
| ⑬銀行口座振込依頼書兼業者登録依頼書 【様式】 | 速やかに | 経理グループ 経理担当 |
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| ★身体障害者福祉法に規定する身体障害者手帳を保持している場合 | |||||||
| ⑭障害がある方の在職状況の確認について 【様式】 | 採用から30日以内 | 職員人事担当 | |||||
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＜添付書類＞
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| ★前職がある場合 | |||||||
| ⑮当年分（１月以降）の「給与所得者の源泉徴収票」 | 速やかに | 給与支給担当 | |||||
| ※前職の事業所に依頼してください。 | |||||||
| ★病院籍で前任地等での抗体検査結果等証明書をお持ちの場合 | |||||||
| ⑯麻疹，風疹，水痘，流行性耳下腺炎，B型肝炎の抗体検査結果証明書 （抗体検査結果証明書には，抗体価，検査方法，検査年月日の記載があること。） |
採用から10日以内 | 病院医療支援グループ リスク管理担当 |
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| ※抗体検査結果を元にワクチン接種をしている方は、ワクチン接種年月日を証明できる書類も併せて病院医療支援グループへ提出してください。 | |||||||
(1)全員必ず手続が必要なもの
| 必要な手続 | 期限 | 問い合わせ先 | |
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| 採用教員の学術院情報及び関連データ登録（大学教員のみ)について | 広大ID・パスワード取得後速やかに (採用後1か月を目処に) |
教員人事選考担当 | |
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※ご自身の業績，研究キーワード，自己紹介，英語力，入試(作問・採点)等を登録願います。 【Web登録フォーム(ログイン)】 広島大学学内情報共有システム（いろは）＞ 学内システム ＞ 教育研究情報収集システム ※本システムへのログインは，広島大学のアカウント取得時に設定したパスワードを用いてください。 ※学外からアクセスする場合は，VPN接続してください。 【メディアセンターのVPNサービスのページ】 |
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| 採用時の健康診断について | - | 福利厚生担当 | |
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※3か月程度以内に受診した健康診断結果の写しを提出することで省略できる場合もあります。(採用前に健康診断結果の写しを提出している場合も含む) ※詳細は，以下のリンクからご確認ください。 |
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| 新採用者等の広大IDとIMCアカウント（個人アカウント）の初期設定について | 広大ID・パスワード取得後速やかに | 情報化推進グループ | |
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※登録方法は，以下のリンクからご確認ください。 |
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| 広島大学教員メンター制度について | 採用後１か月以内にメンターと初回の面談が実施できるように，メンターへ連絡してください。 | 人材育成担当 | |
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※詳細は，以下のリンクからご確認ください。 |
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| 新任教員研修プログラムについて | 採用日から３年 | 人材育成担当 | |
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※広島大学では，新たに採用される大学教員の方々に対して「新任教員研修プログラム」の受講を課していますので，積極的に受講し，本学の教員として知っておくべき基本的知識の獲得やスキル向上に努めてください。 |
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(2)該当する場合に手続が必要なもの
| 必要な手続 | 期限 | 問い合わせ先 | |
|---|---|---|---|
| ★給与明細書・給与所得の源泉徴収票の電子交付を受ける場合 | - | 給与支給担当 | |
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※人事 Web システム「あろは」にログインし，手続を行ってください。(採用後に申請可能・学内限定) ※詳細は，以下のリンクからご確認ください。 ＜マニュアル＞ |
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| ★広島大学構内駐車場を利用するとき | 速やかに | - | |
| ※採用される部局等の総務担当にご照会ください。 | |||
| ★採用前に科研費に採択されており，継続するとき | 速やかに | 研究推進グループ 科研担当 |
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※転入前の研究機関の科研費事務担当部署に、右記問い合わせ先に記載のメールアドレス宛てに転入に必要な書類を送付するようお伝えいただき、併せて次の事項をご連絡ください。
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| ★採用前に助成金に採択されており，職務上の教育研究に使用するとき | 速やかに | - | |
| ※寄附金としての受入が必要ですので，採用される部局等の財務担当にご照会ください。 | |||
| ★兼業を行う場合(継続を含む) | 速やかに | - | |
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※次の提出書類のいずれかを採用される部局等の兼業担当にご提出ください。 ＜提出書類＞ ＜参考ページ＞ |
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| ★医師免許・歯科医師免許をお持ちの場合（霞地区のみ） | 速やかに | 病院総務グループ | |
| ※保険医登録票及び麻薬施用者免許証異動手続きが必要な場合があります。病院総務グループで手続きを行ってください。 | |||
| ★共済組合（国家公務員共済組合，地方職員共済組合，市町村共済組合，公立学校共済組合，警察共済組合）で年金の決定を受けている方 | 採用から30日以内 | 福利厚生担当 | |
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※福利厚生グループへご連絡ください。 ※手続きが遅れると，年金の返納が発生する場合があります。 |
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| ★特定類型該当性に関する自己申告書 | 広大ID・パスワード取得後速やかに | 安全保障輸出管理担当 | |
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※理系等で研究活動に従事する方は，新規採用時に自己申告書（誓約書）を提出してください。
※ここでいう理系等とは，自然科学系または人文・社会科学系（実験系）の研究分野のことを言います。 ※令和4年5月1日施行の法令改正により導入された「みなし輸出管理」の明確化に伴い，居住者（日本人を含む）であっても，特定類型に該当する場合は，非居住者への技術供与と同様に輸出管理の対象となります。 |
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